Реферат: Автоматизированные системы обработки экономической информации

Реферат: Автоматизированные системы обработки экономической информации

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.......................................................................3

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ

ИНФОРМАЦИИ............................................................ 4

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ....................................... 4

БАЗЫ ДАННЫХ....................................................................5

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»....................................................6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ....................................................................10

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ......................................... 11

ВВЕДЕНИЕ

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала,

создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему

приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что

вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово -

хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве

документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и

систематизированная она является в определенной степени гарантией

эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных

данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к

серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не

только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в

снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее

рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать

или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают

предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения

внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и

соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении

бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

В данной работе будут рассмотрены основные системы автоматизации обработки

экономической информации.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ

ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

В качестве технической базы (технического обеспечения) рабочего места

специалиста, обрабатывающего экономическую информацию вполне можно выбрать

типовой компьютер, предлагае­мый многими продавцами компьютерной техники, а

неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим потерям

времени, денег и тяжелым психологи­ческим последствиям. Достаточно лишь

представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый

программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново ввести

базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д.

Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной

на­правленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности,

планирования и прогно­зирования и т.п.). Однако персональный компьютер

непосредственно не может взаимодейст­вовать с программами профессионального

назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные

программы-приложения и будут работать. Компьютер и опе­рационная система

будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируют­ся все

прикладные программы.

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Прикладное программное обеспечение (ППП - пакеты прикладных программ) можно

разделить на две группы:

1. Базовое (общесистемное) программное обеспечение, которое практически

не привязано (или слабо привязано) к решению конкретных узко профильных

задач, к области узкой профессиональной деятельности пользователя, которые

можно разделить, в свою очередь, натри крупных подгруппы:

функциональные ППП;

многофункциональные и интегрированные ППП;

проблемно - ориентированные ППП общесистемного назначения.

2. Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения, которые

можноразделить, в свою очередь, на две подгруппы:

типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная система

бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в отдельной главе);

локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа.

Функциональные ппп

ППП первоначально разрабатывались именно как прикладные программы для решения

определенной группы задач - для реализации одной функции прикладного

программного обес­печения: текстовые редакторы, табличные процессоры

(электронные таблицы), графические ре­дакторы, системы управления базами

данных и т.п. Конечно, сейчас эти основные функции реа­лизованы в

многофункциональных пакетах и интегрированных пакетах типа Office, однако они

стоят значительно дороже и требуют значительно больших ресурсов компьютера

(хотя в полном комплеете, может быть, и не нужны), поэтому функциональные

пакеты имеют очень широкое распространение. Очень часто эти программные

продукты можно найти в свободном, общедос­тупном распространении (shareware)

на сайте фирмы-разработчика, на BBS, на CD-ROM и т.д. Их можно бесплатно

установить на свой компьютер и проверить в работе, оценить возможности,

однако при коммерческом использовании необходимо зарегистрироваться у

разработчика и заплатить ему некоторую сумму, чаще всего небольшую.

БАЗЫ ДАННЫХ

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная

среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели

среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только

широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения

может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал

программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к

аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно

отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox,

Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft

SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии

«клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог,

выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и

возможности, любое приложение способно работать со многими форматами

представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию

большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи,

позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых

процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков

высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального

программирования интерфейсов разрабатываемых приложений.

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа,

являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты

«Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия»

может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на

своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности.

Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет

автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары,

основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С:

Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в

бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство

пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы

компьютер должен иметь:

-операционную систему Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия»

предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая

дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности «1С: Бухгалтерия»:

-ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям

предприятия

-возможности ведение количественного и многовалютного учета

-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по

синтетическому и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов,

систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов,

формы отчетности;

-возможность автоматической печати выходных первичных документов.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал

хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие

хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение

большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда

можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию.

Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и

т.д.

Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой

период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий

на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в

него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С

помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые

органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов

для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только

простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на

их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную

книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные

документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении

аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с

конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров

и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с

подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и

режим сохранения в архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных

документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может

изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним

макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в

базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации

требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на

счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые

инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи

внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы

расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные

алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от

действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным

активам, формирования учетных регистров.

Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные системы:

“АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС,

БЭСТ, АККОРД.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кроме энергии и сырья, на любом предприятии используется также информация -

жизненно важный продукт, необходимый для того, чтобы быть в курсе всей

деятельности предприятия и руководить ею. При наличии или отсутствии

автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и

циркулирует внутри предприятия, состав­ляя его информационную систему (ИС).

При этом автоматизация, даже частичная, внедряе­мая искусственным путем в

естественные информационные потоки, будет эффективна толь­ко тогда, когда

произойдет успешная интеграция автоматизированной информационной сис­темы

(АИС) в структуру предприятия.

Внедрение автоматизированных систем обработки экономической информации

позволяет существенно уменьшить затраты, связанные с обработкой данных,

повысить производительность труда экономических работников (не тратиться

время на бумажную работу), улучшить связь между разными подразделениями

предприятия (общая база данных).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М.: 1999 г.

2. Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М.: Финстатинформ

1996 г.

3. Банк В.Р., Зверев В.С. Автоматизированные информационные технологии в

экономике: Учеб./АГТУ.-Астрахань: Изд-во АГТУ, 2000.-260 с.