Организация и проведение пресс-конференции

Организация и проведение пресс-конференции

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕСИТЕТ

им. М.В. Ломоносова

РЕФЕРАТ

по курсу:

“Паблик рилейшнз”

на тему:

“ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ”.

Студентки 405 группы

Размышляя над темой для реферата я остановилась на пресс-

конференциях. Хотелось бы отметить, что пресс-конференции представляют

собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ.

Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-

конференции как метод общения со средствами массовой информации (если

пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Для начала мне хотелось бы дать определение пресс-конференциям,

раскрыть их смысл, назначение, затем остановиться на основных этапах

подготовки пресс-конференции и важных моментах ее проведения.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений,

общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно

называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях,

когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в

адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий)

среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим

повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в

коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы

распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно

сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление

информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей,

достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в

том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение

дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы,

фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных

авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально

полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования

предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда

организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения

встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет

большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как

правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если

необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции,

можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда

обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место

проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по

каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить

участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут

присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль

(специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь

одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль

намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности,

имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые

подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности

освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку

в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-

конференции.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо

подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние

газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны

вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и

телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на

14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет

лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время

ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора

нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же,

где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла

накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным

событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о

пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации

подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую

последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит

перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и

времени ( вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого

мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-

конференции; вступительное слово ведущего; вытупления (информационные

сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая

просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-

конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить

готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех

учаcтников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если

участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с

журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций

репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время

репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения

площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале

и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно

осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть

просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной

форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-

конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого

заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей

и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный

пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят

пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций,

справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи,

комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают

на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в

информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется

фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале

пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных

журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-

конференцию.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении ( хотя и

необяхательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их

именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было

прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-

конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной

детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это

мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это

ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его

деятельности включают регулярность контакта с журналистами об

информировании общественности о целях и содержании деятельности организации

или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла

решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря.

Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный

характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции

обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во

вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и

представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами

(поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.).

Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и

следит за его соблюдением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть

информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается,

что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом

слайдов.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-

конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на

несколько видов.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте

событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования,

окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по

инициативе самих жрналистов при согласии их “визави”. Специально

оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к.

последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события,

дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно

объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях

(пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и

т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее

оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

микрофоны на столе и в зале;

ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;

телефонную связь;

технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)

система синхронного перевода;

службы аккредитации;

служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные

могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть

закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно

у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие

журналисты.

Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться.

Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий

может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на

отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать

собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально

объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их

компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более

всего “подходит” вопрос.

Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-

конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов.

Здесь нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати”

и т.д. Если затронут вопрос не подлежаций пока освещению, лучше сказать,

что информация по нему будет сообщена познее.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается

демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после

закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут

дополнительную, детализированную информаци, и их показ в ходе пресс-

конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает

журналистов.

По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на

первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это

далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой

содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего

тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления

основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые

источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со

стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих

и государственных структур.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Блажнов Е.А. Паблик Рилейшнз. М., 1994.

1. Блэк Сэм. Паблик Рилейшнз. Что это такое? М., 1990.

1. Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993.

1. Паблик Рилейшнз. Алматы, 1997.